Bando 2017

RICHIESTA SERVIZIO COMUNICAZIONE, UFFICIO STAMPA E FAM TRIP

WOW – Wonderful Outdoor Week

Il comitato WOW – Wonderful Outdoor Week (con sede in via Vittorio Amedeo II, 8A – Cuneo – P.IVA: 03509800045 – web www.wowoutdoor.it), di seguito indicato come Comitato, intendeindividuare un’agenzia fornitrice del servizio comunicazione, ufficio stampa e fam trip per gli eventi e l’offerta outdoor della provincia di Cuneo gestiti dal Comitato.

I servizi e le attività richiesti sono espressi nel presente capitolato.

Premessa

Il turismo attivo in provincia di Cuneo è in costante crescita. L’interesse da parte dei turisti italiani, ma soprattutto internazionale, ha spinto le agenzie di promozione turistiche di Cuneo e Alba a strutturare sempre di più l’offerta del turismo all’area aperta. Da tre anni, grazie all’importante contributo degli attori del territorio, come la Fondazione CRC, è stato possibile organizzare una Borsa Internazionale del Turismo Outdoor: evento B2B nel quale attività turistiche del settore provenienti da tutta Italia incontrano Tour Operator da nazionalità di tutto il mondo.

Uno degli strumenti che il Comitato intende attivare è un’azione di comunicazione professionale, capace di creare un brand riconosciuto attraverso attività di comunicazione, ufficio stampa e pubblicità. Le strategie dell’agenzia aggiudicatrice sono volte al mercato nazionale e internazionale. L’obiettivo da raggiungere è la promozione, in Italia e all’estero, degli eventi outdoor indicati dal committente e l’offerta outdoor della provincia di Cuneo.

I mercati su cui operare sono: Italia, Europa (Francia, Germania, Paesi Bassi e altri) Nord Europa, Canada e USA.

I pubblici di riferimento sono: giornalisti, opinion leader, operatori settore turistico outdoor, pubblico italiano e straniero.

Si invitano le imprese interessate a valutare l’attività descritta nel presente capitolato e a predisporre il progetto entro il 14 aprile 2017, secondo le indicazioni previste al punto 8 (Tempi e modalità di presentazione delle offerte) del presente capitolato.

Il presente invito non è vincolante per il Comitato

1. Comunicazione e ufficio stampa

1.1.Comunicazione – Servizio richiesto

L’attività in oggetto è riferita allo svolgimento del servizio di sviluppo e gestione delle attività di comunicazione finalizzato alla comunicazione, promozione e valorizzazione dell’offerta del turismo outdoor in provincia di Cuneo e degli eventi proposti dal Comitato.

Il servizio riguarda nello specifico:

a) Individuazione di claim e slogan, che esprimano al meglio la mission territoriale, al fine di generare interesse e catturare l’attenzione di nuovi clienti.

b)Individuazione delle strategie di comunicazione nazionale e internazionale e degli strumenti, delle forme e dei supporti con cui realizzarle. L’agenzia che sarà individuata dovrà definire unastrategia di comunicazione articolata per azioni adeguatamente descritte e programmate. Ogni azione dovrà essere riassunta in una scheda tecnica condivisa e approvata dal Comitato e corredata di ogni modalità di sviluppo e interazioni con i relativi uffici di riferimento. (anche per il punto 1.2).

c) Progettazione grafica e predisposizione esecutivi (materiali pubblicitari).

d) Coordinamento, produzione e gestione di campagne web.

e) Attività di monitoraggio, compresa la presentazione dei diversi preventivi e di report di analisi dei risultati delle campagne.

1.2.Ufficio Stampa – Servizio richiesto

Il servizio riguarda nello specifico:

a) Analisi della media reputation e definizione dei valori e punti di forza dell’offerta outdoor e degli eventi, al fine di individuare i contenuti strategici da veicolare. Definizione di una scaletta temporale di azioni verso i media. Organizzazione di un piano editoriale e sviluppo testuale che dovrà essere concordato con il Comitato per poi procedere al lancio dei contenuti.

b) Organizzazione di conferenze stampa, interviste ed eventi dedicati ai media nazionali e internazionali. L’offerta dovrà contenere il progetto di comunicazione con esplicito riferimento alle conferenze stampa, alle interviste e agli eventi creati a misura di media, sia sul territorio della Provincia di Cuneo, sia all’esterno. L’offerta dovrà ipotizzare i concept degli eventi alternativi o complementari alle conferenze stampa.

c) Organizzazione di press trip per giornalisti nazionali e internazionali durante il trimestre estivo. La formula del press trip non dovrà essere quello tradizionale di grandi gruppi, ma di piccoli gruppi di 4- 5 giornalisti di testate rilevanti che esprimono interesse a visitare la provincia di Cuneo per l’offerta outdoor. Il periodo per la realizzazione dei press trip comprende tutto 2017.

d) L’Agenzia dovrà concordare con il Comitato: il numero, la tipologia e le modalità esecutive dei press trip. Inoltre dovrà occuparsi di: individuare, contattare e gestire i rapporti con i giornalisti che effettueranno i press trip. Per press trip si dovrà intendere ogni declinazione di evento/iniziativa dedicato/a esclusivamente alla stampa e/o a web influencer e/o a portatori di interesse da concertare con il Comitato. Ogni azione sarà concertata con il Comitato e autorizzata formalmente.

e) I costi di viaggio e di ospitalità dei giornalisti saranno a carico del committente.

f) Presenza di un referente in loco per la gestione dei giornalisti.

g) Attività di informazione istituzionale e promo-commerciale diretta ai media. Come manifestato in premessa, uno degli obiettivi è incrementare la visibilità territoriale attraverso gli eventi, quindi l’informazione dovrà essere funzionale e orientata alla crescita delle vendite del sistema turistico territoriale. L’offerta e la successiva realizzazione delle attività dovranno esplicitamente evidenziare tecniche e modalità di perseguimento di tale obiettivo.

h) Supporto al Comitato per lo sviluppo di una pianificazione di eventi.

i) Rassegna stampa (a carico dell’impresa aggiudicatrice), suddivisa in: internazionale, nazionale. Analisi di reputation conclusiva e valutazione qualitativa e quantitativa.

2. Fam trip

Supporto nell’organizzazione di un fam trip con operatori stranieri nel numero di almeno dieci. L’Agenzia dovrà concordare con il Comitato: il numero, la tipologia e le modalità esecutive del fam trip. Inoltre dovrà occuparsi di: individuare, contattare e gestire i rapporti con tour operator che effettueranno il fam trip. Per fam trip si dovrà intendere ogni declinazione di evento/iniziativa dedicato/a esclusivamente ai tour operator. Ogni azione sarà concertata con il Comitato e autorizzato formalmente.

I costi di viaggio e di ospitalità degli operatori stranieri saranno a carico del committente.

1.3 Durata e modalità di svolgimento del servizio

Il servizio è affidato a far data dalla stipula del contratto al 21 aprile 2017.

Il servizio sarà svolto dalla Agenzia aggiudicataria, in completa autonomia, sulla base delle indicazioni fornite dal Comitato con il quale saranno svolti periodici incontri e riunioni e comunque ogni qual volta necessari e richiesti dalle parti.

La Pianificazione di cui al punto 1.1. (Comunicazione) 1.1 (Ufficio Stampa) dovrà seguire i seguenti principi:

a. riguardare i lavori per tutta la durata del progetto e altresì comprendere una pianificazione di dettaglio delle scadenze a breve; la pianificazione dovrà descrivere in modo puntuale le attività da svolgere, i tempi, le scadenze, i soggetti/fornitori coinvolti, il coordinamento dei soggetti/fornitori, ecc.

b. in caso di modifica delle attività si dovrà rivedere la pianificazione, e questa dovrà essere condivisa con tutti i soggetti interessati.

L’Agenzia aggiudicataria potrà prestare il suo servizio senza costi aggiuntivi anche in collaborazione con Enti diversi dai committenti qualora ciò fosse utile per lo sfruttamento di potenziali sinergie e di economie nei costi.

L’Agenzia aggiudicataria non potrà cedere il contratto, mentre potrà ricorrere al subappalto alle seguenti condizioni congiuntamente:

a) a seguito di preventiva comunicazione da parte dell’Aggiudicatario ai Committenti e di apposita autorizzazione fornita dai Committenti stessi congiuntamente.

b) nei limiti del 50% dell’importo del Contratto oppure relativamente ad attività di Ufficio Stampa da svolgersi in mercati esteri.

c) nel Contratto di subappalto dovrà essere espressamente previsto che il subAffidatario è tenuto al rispetto e alla completa osservanza di tutte le disposizioni cui è tenuto l’Affidatario nei confronti dei Committenti; diversamente l’Affidatario assumerà su di sé ogni rischio derivante dalla privata contrattazione con il subAffidatario.

d) i pagamenti relativi alle prestazioni svolte dal subAffidatario verranno effettuati dall’Affidatario che dovrà trasmettere al Committente, entro venti giorni dalla data di ciascun pagamento effettuato, copia delle fatture quietanzate con l’indicazione delle ritenute a garanzia.

I servizi in oggetto al punto 1.1 e 1.2 non costituiscono in alcun caso diritto di esclusiva per l’Agenzia aggiudicataria.

1.4 Importo del Servizio

L’importo del servizio è di Euro 55.000,00 (cinquantacinquemila/00) oltre IVA.

1.5 Modalità di liquidazione

L’importo del servizio sarà liquidato con rate di importo pari a 1/3 (fatturazione a cadenza: 30 maggio, 30 ottobre, 31 dicembre) a mezzo bonifico bancario (30 gg D.F.F.M.), su presentazione di regolari fatture e a seguito della presentazione di dettagliate relazioni.

3. Criteri di aggiudicazione

a) L’offerta “economicamente più vantaggiosa”

b) Organicità della proposta.

4. Criteri di selezione

a) Requisiti economico-finanziari.

Si richiedono i bilanci degli ultimi tre esercizi.

b) Requisiti tecnici

Presentazione di un elenco dei principali servizi prestati negli ultimi tre anni, corredati delle informazioni sugli importi degli stanziamenti e sui committenti.

Titoli di studio e professionali dei prestatori di servizi e/o dei dirigenti dell’impresa concorrente e, in particolare, dei soggetti concretamente responsabili della prestazione di servizi.

L’indicazione del numero medio annuo di dipendenti dell’Agenzia concorrente e il numero di dirigenti impiegati negli ultimi tre anni.

5. Commissione giudicatrice

L’affidamento del servizio avverrà sulla base del giudizio di apposita commissione che opererà in totale autonomia secondo un processo decisionale che non sarà soggetto alla normativa sugli affidamenti pubblici, essendo sia il Comitato, sia le risorse impiegate di natura privata.

La commissione valuterà tutte le esperienze comprovate dai partecipanti, i progetti e le azioni proposte, così come richiesto ai punti (Servizio richiesto), (Durata e modalità di svolgimento) e (Redazione dell’offerta).

6. Redazione dell’offerta

L’offerta dovrà includere:

a. Il curriculum dell’agenzia che attesti il possesso di adeguati requisiti in ordine all’esperienza, alla professionalità, all’organizzazione e dalla qualità attesta da un documento illustrativo delle linee guida del progetto di comunicazione e di promozione che si intende sviluppare e con particolare riferimento ai servizi svolti per enti pubblici attestato dalla produzione del curriculum che dovrà dettagliare in particolare i servizi svolti negli ultimi tre anni.

B La modalità organizzativa del servizio.

c. Il progetto per lo svolgimento del servizio richiesto con indicazione dei requisiti professionali degli addetti referenti.

7. Elementi del rapporto di fornitura servizio

I rapporti tra il Comitato e l’Agenzia aggiudicataria saranno disciplinati da apposito contratto di affidamento incarico attraverso scrittura privata nel quale saranno esplicitati oneri e diritti delle parti.

8. Tempi e modalità di presentazione delle offerte

Le Agenzia interessate dovranno presentare la propria offerta entro le ore 16.00 del giorno 14 aprile 2017 via PEC all’indirizzo: turismo.outdoor.cuneo@legalmail.it (mail non superiore ai 5MB)

Ogni quesito per chiarimenti o specificazioni potrà essere presentato via mail all’indirizzo comitato@cuneoholiday.com e sarà pubblicato con la relativa risposta sui siti web: www.wowoutdoor.it, www.cuneoholiday.com; www.langheroero.it

È comunque previsto un incontro plenario tra il Comitato e gli interessati il giorno 3 aprile 2017 alle ore 14 presso la sede dell’Ente Turismo Alba Bra Langhe Roero (Piazza Risorgimento, 2 Alba). All’incontro seguirà l’aggiornamento delle FAQ.

In data da definirsi è previsto un incontro con l’Agenzia aggiudicataria dei servizi.

Entro fine aprile è prevista la stipula del contratto in cui verranno esplicitati oneri e diritti delle parti.

Gli aggiudicatari dovranno considerarsi operativi a far data dal giorno successivo alla stipula del contratto.

c) nel Contratto di subappalto dovrà essere espressamente previsto che il subAffidatario è tenuto al rispetto e alla completa osservanza di tutte le disposizioni cui è tenuto l’Affidatario nei confronti del Committente; diversamente l’Affidatario assumerà su di sé ogni rischio derivante dalla privata contrattazione con il subAffidatario,

d) i pagamenti relativi alle prestazioni svolte dal subAffidatario verranno effettuati dall’Affidatario che dovrà trasmettere al Committente, entro venti giorni dalla data di ciascun pagamento effettuato, copia delle fatture quietanzate con l’indicazione delle ritenute a garanzia.

9. Penali

La mancata pubblicazione sui principali media italiani e internazionali (settore sport e turismo all’aria aperta) dell’offerta outdoor e degli eventi della provincia di Cuneo. Il mancato rispetto della proposta presentata. La clausola penale sarà definita nel contratto stipulato tra le parti.